Victus Sales BV (hierna: “Victus Sales”) vindt privacy en gegevensbescherming erg belangrijk. Met deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) wil Victus Sales je informeren over de verwerking van persoonsgegevens. Victus Sales zal je persoonsgegevens verwerken met respect voor je privacy en met inachtneming van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

Wij behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan deze Privacyverklaring aan te brengen. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen, verzoeken we je om regelmatig deze Privacyverklaring te raadplegen.

Deze Privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op: 03/08/2021.

Inhoud

 

1         Definities

Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een natuurlijk persoon, waarmee deze persoon direct of indirect kan geïdentificeerd worden.

Een verwerker: Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Een verwerkingsverantwoordelijke: Een verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2         Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring geldt voor alle rechtstreekse klanten, bezoekers, leveranciers, sollicitanten en alle andere personen die geen medewerkers zijn van Victus Sales en waarvan Victus Sales persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Voor het vervolg van deze Privacyverklaring noemen we een individu die tot één van deze groepen behoort een “betrokkene”.

3         Contactgegevens

Naam

Victus Sales BV

Ondernemingsnummer

0664.820.083

Adres

Horizonlaan 36, 3600 Genk

E-mail

hallo@victussales.be

Telefoonnummer

+23 (0) 89 68 01 09

 

4         VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Enkel wanneer Victus Sales optreedt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke zijn punten 5 tot en met 10 van deze Privacyverklaring van toepassing.

Indien je als betrokkene je rechten wenst uit te oefenen, moet je je steeds wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke.

5         Welke persoonsgegevens VERWERKT Victus Sales?

5.1         Gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst

Victus Sales verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je betrokken partij bent, of om op je verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

  • Bij de aanvraag van een offerte

Als je meer informatie wenst over de diensten of producten van Victus Sales, kan je een offerte aanvragen via verschillende kanalen (telefoon, website, sociale media, …). Victus Sales verwerkt hiervoor persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam en e-mail) om je een zo correct mogelijk voorstel te kunnen maken. 

 

  • Bij het verwerken van een bestelling, opvolging van facturen en commerciële afspraken

Als je producten of diensten bestelt bij of levert aan Victus Sales, verwerkt Victus Sales persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens voor het correct kunnen afhandelen en opvolgen van de bestelling of levering.

 

  • Bij het solliciteren

Victus Sales zoekt regelmatig nieuwe enthousiaste gemotiveerde medewerkers. Tijdens de sollicitatieprocedure verwerkt Victus Sales volgende categorieën van persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken (zoals taal, geboortedatum, …), competenties, opleidingsgeschiedenis, carrière loopbaan, curriculum vitae, afbeelding, werk referenties.

 

  • Bij het aanmaken van een account

Via een webformulier op de website kan je je registreren als klant om vervolgens met een userID en wachtwoord in te loggen.  Hierbij verwerkt Victus Sales persoonlijke identificatiegegevens en beveiligingsgegevens (zoals wachtwoord) om je zo op een correcte manier relevante informatie te kunnen bieden.

 

  • Bij het deelnemen aan een event

Victus Sales organiseert events. Bij de organisatie van zo’n event, verwerken we persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens bij de inschrijving.

 

  • Bij het deelnemen aan een opleiding

Victus Sales organiseert opleidingen. Voor het vlotte verloop en administratieve opvolging verwerken we je persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens.

5.2         Gebaseerd op je toestemming

Bij het verwerken van persoonsgegevens gebaseerd op je toestemming heb je steeds het recht om deze in te trekken (zie 10. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen).

  • Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief

Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief, geef je toestemming voor het versturen van een nieuwsbrief. Victus Sales geeft je de mogelijkheid om terug uit te schrijven op de nieuwsbrief.

 

  • Bij het invullen van een klantentevredenheidsonderzoek

Victus Sales vraagt toestemming om persoonsgegevens (identificatiegegevens en professionele gegevens) te linken met de resultaten van een klantentevredenheidsonderzoek. Wij gebruiken deze gegevens enkel ter verbetering van onze diensten. Victus Sales gebruikt hiervoor een onderzoeksbureau als verwerker, maar het zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.

 

  • Bij het aanleggen van een aanwervingsreserve

Indien Victus Sales je na een sollicitatie niet aanneemt, maar graag je CV wil bijhouden voor toekomstige opportuniteiten, zal Victus Sales je toestemming vragen om je CV te mogen bewaren.

 

 

  • Bij het gebruik van gerichte foto’s voor publicitaire doeleinden

Bij het publiceren van gericht beeldmateriaal op sociale media en de website zal Victus Sales, hiervoor je toestemming vragen. Met gericht beeldmateriaal bedoelen we beelden waarbij de persoon duidelijk herkenbaar in beeld wordt gebracht (close-up, beeld gefocust op een bepaalde persoon, geposeerde foto, ...).

 

5.3         Gebaseerd op gerechtvaardigd belang

Victus Sales verwerkt persoonsgegevens gebaseerd op een gerechtvaardigd belang waarbij Victus Sales een belangenafweging gemaakt heeft.

  • Bij het behandelen van een vraag, bieden van hulp, aanbieden van informatie op je verzoek

Je kan contact opnemen met Victus Sales via verschillende kanalen (telefonisch, briefwisseling, e-mail, chat, contactformulier website, sociale media). De persoonsgegevens die je geeft, gebruiken we enkel om op je vragen te antwoorden.

 

  • Bij het versturen van direct marketing

Victus Sales verstuurt direct marketing en verwerkt hierbij persoonlijke identificatiegegevens. Victus Sales respecteert bijhorende regelgeving, waarbij enkel direct marketing verstuurd wordt als er een klantenrelatie is, met betrekking tot gelijkaardige producten of diensten die Victus Sales zelf levert.  Je hebt als betrokkene steeds de mogelijkheid om je uit te schrijven.

 

  • Bij het uitnodigen van een klantentevredenheidsonderzoek

Victus Sales nodigt klanten uit om deel te nemen aan een klantentevredenheidsonderzoek. Wij werken hiervoor samen met een onderzoeksbureau.

 

  • Bij het uitvoeren van competentietesten tijdens de sollicitatie periode

Om een sollicitant te screenen doet Victus Sales een assessment van de competenties en persoonlijkheid van de kandidaat. 

 

  • Bij het aanleggen van een sollicitatie overzichtslijst met de status voor elke betrokkene

Door de vele sollicitaties die Victus Sales verwerkt en de verschillende kanalen waarlangs nieuwe kandidaten voorgesteld worden, is er een gerechtvaardigd belang om een lijst aan te leggen zodat wij kandidaten die we weigeren, niet opnieuw behandelen na enkele weken. Deze lijst bevat enkel persoonlijke identificatiegegevens.

 

  • Bij het bijhouden van contact gegevens om je als kennis/familie van onze werknemer te verwittigen bij noodgevallen

Wij vragen aan onze medewerkers om contactgegevens op te geven van een kennis en/of familielid zodat we hen kunnen verwittigen bij noodgevallen.

 

  • Bij het gebruik van beeldmateriaal voor public relations en/of journalistieke doeleinden

Wanneer Victus Sales een groot bedrijfsevent organiseert, heeft Victus Sales een gerechtvaardigd belang om aan public relations te doen om op die manier nieuwe medewerkers en/of nieuwe klanten aan te trekken. De bezoekers van het event worden op voorhand geïnformeerd en hebben de mogelijkheid om zich te verzetten tegen het nemen van de foto: op het event zelf tegen de fotograaf of na het event door een e-mail te sturen naar hallo@victussales.be.

 

  • Bij het verbeteren van de kwaliteit van de website

Victus Sales gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzichten te krijgen over het gebruik van de website. Deze informatie wordt geanonimiseerd en is niet gekoppeld aan je persoonlijke gegevens. Analytische tools gebruiken cookies. Dit zijn tekstbestanden die op je computer worden geplaatst en die standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Meer info kan je vinden in onze cookie statement.

 

5.4         Verenigbaar doel

Indien we je persoonsgegevens verzamelden onder een gerechtvaardigd belang of een overeenkomst dan mogen we deze gegevens ook gebruiken in de toekomst voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Daarbij letten we op de volgende punten:

  • het verband tussen het oorspronkelijke doel en het nieuwe/toekomstige doel;
  • de context waarin de gegevens zijn verzameld (wat is de relatie tussen jou en Victus Sales);
  • de soort en aard van de gegevens (betreft het gevoelige gegevens?);
  • de mogelijke gevolgen van de voorgenomen verdere verwerking (wat zijn de gevolgen voor de betrokkene?);
  • het bestaan van passende waarborgen (zoals versleuteling of pseudonimisering).

 

6         Met wie delen we je gegevens?

Victus Sales deelt je persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

  • Victus Sales daarvoor je voorafgaande toestemming heeft ontvangen;
  • Victus Sales hiertoe verplicht wordt in het kader van een regelgeving of juridische procedure;
  • Victus Sales hiertoe wordt verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties;
  • Victus Sales een event organiseert samen met partners of leveranciers. De deelnemerslijst wordt ook aan de partners of leveranciers meegedeeld;
  • Victus Sales geheel of gedeeltelijk overgenomen of opgesplitst wordt. In dat geval zal Victus Sales de derde de verplichting opleggen om de persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Victus Sales doet een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, studiebureaus (vb. voor het afnemen van tevredenheidsonderzoeken), tools (vb. CRM systeem, mailing tool) en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet als derden beschouwd maar als verwerkers. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om je persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en ook onder geen enkel beding kenbaar te maken aan derden.

 

7         Beveiliging van jE PERSOONSgegevens

Victus Sales erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daarom neemt Victus Sales gepaste technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang om misbruik te voorkomen.

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet Victus Sales dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt Victus Sales de toepasselijke wet- en regelgeving over gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen.

 

8         BEWARING VAN JE PERSOONSGEGEVENS

Victus Sales bewaart je persoonlijke gegevens alleen voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze Privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen, tenzij (i) een langere bewaartermijn nodig is bij het oplossen van geschillen of (ii) als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

 

9         COOKIES

Cookies zijn tekstbestanden die op je computer worden geplaatst om standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag van de website bij te houden en om statistische rapporten over de website samen te stellen.

Meer informatie over ons cookiebeleid vind je op www.victussales.be/cookiebeleid.

 

10      WAT ZIJN JE RECHTEN EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?

10.1     Wat zijn je rechten?

  • Recht op inzage: Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarvoor wij die verwerken, welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen, wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en – wanneer van toepassing - welke logica wij gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie: Indien informatie niet correct is, kan je ons vragen om deze te corrigeren.
  • Recht om je gegevens te wissen: Als gegevens niet rechtmatig verwerkt worden of indien je gegevens niet langer nodig zijn dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, kan je ons vragen om je gegevens te wissen.
  • Recht op beperking van verwerking: Door de verwerking van je persoonsgegevens te beperken kunnen je persoonsgegevens nog worden bijgehouden maar het gebruik ervan is beperkt. Wanneer je een verwerkingsbeperking hebt gevraagd, mogen we enkel nog je gegevens opslaan. Dit wil zeggen dat er met je gegevens geen andere verrichtingen meer kunnen gebeuren.
  • Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat je gegevens worden verwerkt als die verwerking berust op een algemeen belang of een gerechtvaardigd belang van diegene die je gegevens verwerkt. Bovendien kan je ook dit recht van bezwaar laten gelden als je persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die de basis vormt voor verwerkingen voor direct marketingdoeleinden.
  • Recht op terugtrekken van toestemming: Indien de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op de grondslag toestemming, heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.
  • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: Je hebt het recht om de door je verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en je hebt het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke indien de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.

De bovengenoemde rechten zijn slechts een samenvatting en blijven te allen tijde onderworpen aan de beperkingen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

10.2     Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je kan je rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar hallo@victussales.be.  Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, kan Victus Sales meer informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

Victus Sales heeft één maand de tijd om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer Victus Sales je aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan je aanvraag te voldoen. De periode van één maand kan verlengd worden na bericht en uitleg van Victus Sales.

Victus Sales zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag Victus Sales een redelijke vergoeding aanrekenen of kan Victus Sales het verzoek weigeren.

Als je om een of andere reden aanneemt dat Victus Sales je aanvraag niet correct behandeld heeft, kan je nogmaals contact opnemen met Victus Sales waarna we samen met jou op zoek gaan naar een oplossing.

Voor de volledigheid informeren wij je dat, als Victus Sales niet reageert op je aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, of via het e-mailadres contact@apd-gba.be.