1. Zorg voor een goed werkende software tool voor je videogesprekken.
Kies voor een betrouwbaar systeem dat je eenvoudig kan opzetten, samen met je klant. Er is niets zo vervelend als 10 minuten uitzoeken waarom jullie elkaar niet kunnen horen of zien. Het moet vooral gemakkelijk en betrouwbaar zijn.
TIP: Wij gebruiken vaak vectera.com. Het grootste voordeel is dat je ook een planningstool hebt waar klanten meteen meetings kunnen inboeken. Daarnaast zijn er enorm veel mogelijkheden om tijdens een videogesprek zaken te delen, een whiteboard toe te voegen en zelfs te co-browsen. Test vectera.com zeker eens via deze link.
2. Zorg dat je microfoon, geluid en camera werken.
Je kan de werking makkelijk op voorhand testen door je geluidsinstellingen op je computer te checken. Bij de meeste laptops kan je ook gebruik maken van een ingebouwde microfoon. Let op dat je tijdens het videogesprek niet in een kamer zit waar het geluid weerkaatst. Dit kan ervoor zorgen dat je klant zichzelf dubbel hoort.
De beste oplossing om een kwalitatieve microfoon en geluid te verkrijgen is een headset. Je kan makkelijk headsets vinden die perfect zijn om een videogesprek uit te voeren. Via deze link kan je op bol.com alvast eens kijken naar enkele headsets. Simpele oortjes voor je GSM zijn ook een perfect alternatief.
TIP: Indien het geluid van jou, of je klant, toch niet werkt kan je ervoor kiezen om telefonisch te communiceren maar wel je scherm gedeeld via een tool. Op deze manier kan je toch op hetzelfde moment naar dezelfde beelden kijken.
3. Zorg dat je een stabiele internetverbinding hebt.
Internet is essentieel om een goed videogesprek te hebben. Het best kies je voor een verbinding met kabel. Zo ben je zeker dat je het snelst internet hebt. Je wilt namelijk niet dat het gesprek hapert en je elkaar niet goed begrijpt. Dit is het ergste wat je kan meemaken tijdens een gesprek aangezien je je dan niet kan focussen op de essentie van het gesprek.
TIP: Online bestaan er gratis speedtests waarmee je de snelheid van je internet kan meten. Zo kan je alvast aftoetsen of je internet voldoet aan de voorwaarden om een vlot videogesprek te voeren. De speedtest van Google geeft zelf aan hoe goed je verbinding is om videogesprekken uit te voeren.
4. Zie dat je ongestoord kan werken.
Een gesloten kamer is enorm belangrijk tijdens videogesprekken. Je wilt namelijk niet gestoord worden midden in je gesprek. Het is al vaker gebeurd dat familieleden je kamer binnenkomen of per ongeluk in het beeld verschijnen.
Zie hier een grappige situatie die je het liefst vermijdt, zeker als je op het BBC news komt.
5. Kies voor een neutrale achtergrond.
Je wilt altijd in een ruimte zitten waar je een neutrale achtergrond hebt zoals een witte muur. Indien je van thuis uit werkt kan je best geen meubels in beeld zetten. Dit verhoogt onmiddellijk je professionaliteit.
6. Zorg voor een goede lichtinval.
Voorzie licht aan de voorkant van je gezicht. Test ook dit uit voor je van start gaat. Een betere belichting zorgt voor kwalitatiever beeld, dit zorgt op zijn beurt voor een professionele indruk.
7. Een verzorgd voorkomen is essentieel.
Ongeacht het feit dat je een videogesprek voert, wil je nog steeds een goede indruk maken. Een verzorgd voorkomen speelt daarbij een enorm grote rol. Maak je daarom ook op zoals je normaal zou doen. Ook je kledingstijl zou ik aanhouden zoals altijd. Het is niet omdat je thuis bent dat je niet zakelijk wilt overkomen.
Hoe je voor de rest een goede eerste indruk maakt vind je in onze andere blog.
TIP: Let vooral op de bovenkant van je lichaam. Je broek en schoenen gaat niemand zien dus zijn ook minder belangrijk!
8. Zet je verkoopmateriaal online klaar.
Je gebruikt waarschijnlijk een brochure, kaartjes, een presentatie of enkele cases van bestaande klanten om je gesprekspartner te overtuigen tijdens een verkoopgesprek. Zorg ervoor dat je hier online makkelijk toegang toe hebt. Zo kan je je scherm delen en een stevige impact maken.
TIP: Wij gebruiken Onedrive om bestanden te delen. Maar Google Drive is ook een goed alternatief. Centraliseer al je documenten zodat je heel team toegang heeft tot dezelfde documenten.
9. Zorg dat al je apparatuur opgeladen is.
Gebruik je een laptop, een draadloze headset of ander draadloos apparatuur? Zie zeker dat je alles hebt opgeladen of dat je oplader insteekt. Indien je laptop uitvalt midden in het gesprek komt het zeer vreemd over voor je gesprekpartner.
10. Test een videogesprek met iemand die je goed kent.
Denk je er volledig klaar voor te zijn? Doe eens een videogesprek met je collega, familielid of vriend. Op deze manier ben je zeker dat alles goed werkt en kan je in een weg ook wat bijpraten.
Wil je graag een checklist hebben om zeker te zijn dat je eerste videogesprekken goed verlopen? Of wil je deze checklist graag delen met je collega’s of werknemers? Download hier de checklist en we sturen ze via mail
